Política de Privacidad

1. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma CitaCloud es:

PaymaSoft actúa como responsable del tratamiento de los datos de los profesionales que se registran en la plataforma. Para los datos de los clientes finales (quienes agendan citas), el responsable del tratamiento es el propio profesional que utiliza el servicio, actuando PaymaSoft como encargado del tratamiento en su nombre.

2. Datos que Recopilamos

2.1 Datos del Profesional (usted)

Recopilamos la siguiente información cuando usted se registra y utiliza CitaCloud:

• Identificación: Nombre completo, email profesional, teléfono de contacto.
• Información del negocio: Nombre comercial, dirección física, horarios de atención.
• Datos de cuenta: Contraseña (almacenada de forma encriptada), plan contratado, historial de pagos y facturación.
• Configuración técnica: Preferencias de notificaciones, tokens de integración con Telegram, zona horaria, idioma.
• Datos de uso: Dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas dentro de la plataforma, registros de actividad (logs).

2.2 Datos de sus Clientes (los que agendan con usted)

Cuando sus clientes agendan citas a través de su enlace público de CitaCloud, recopilamos:

• Nombre completo del cliente.
• Email y teléfono de contacto.
• Fecha, hora y duración de la cita agendada.
• Notas u observaciones adicionales (solo si usted las solicita en su formulario).

Importante: Usted es el responsable del tratamiento de los datos de sus clientes. PaymaSoft, a través de CitaCloud, actúa únicamente como encargado del tratamiento, procesando estos datos según sus instrucciones y para los fines de prestar el servicio de agendamiento.

3. Finalidad del Tratamiento

PaymaSoft utiliza los datos recopilados para las siguientes finalidades:

• ✅ Prestación del servicio: Crear y mantener su cuenta, procesar pagos, generar su enlace público de reservas, enviar notificaciones automáticas y permitir la sincronización con calendarios externos.
• ✅ Mejora continua: Analizar patrones de uso, corregir errores, desarrollar nuevas funcionalidades y optimizar el rendimiento de la plataforma.
• ✅ Comunicación: Enviar emails transaccionales sobre su cuenta (confirmaciones de pago, avisos de seguridad, actualizaciones del servicio) y, con su consentimiento, comunicaciones comerciales sobre novedades y promociones.
• ✅ Seguridad y cumplimiento: Prevenir fraudes, proteger su cuenta y la de otros usuarios, y cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables.
• ✅ Soporte técnico: Atender sus consultas, solicitudes y requerimientos de asistencia.

4. Base Legal para el Tratamiento

El tratamiento de sus datos personales se fundamenta en las siguientes bases legales:

• 📄 Ejecución de un contrato: Para prestar el servicio que usted ha contratado al registrarse en CitaCloud.
• ✅ Consentimiento del interesado: Para el envío de comunicaciones comerciales y la instalación de cookies no esenciales (si aplica).
• 🎯 Interés legítimo: Para mejorar el servicio, prevenir fraudes y garantizar la seguridad de la plataforma.
• ⚖️ Obligación legal: Para cumplir con leyes fiscales, contables y regulatorias aplicables en Venezuela y otras jurisdicciones donde operemos.

5. Compartición de Datos

PaymaSoft no vende, alquila ni comercializa sus datos personales a terceros con fines comerciales. Solo compartimos información en los siguientes casos estrictamente necesarios:

• Proveedores de servicios esenciales: Empresas que nos ayudan a operar la plataforma, como procesadores de pagos (ej. PaymaPagos), servicios de hosting, proveedores de email transaccional y APIs de calendarios. Todos ellos están contractualmente obligados a proteger sus datos y usarlos únicamente para los fines acordados.
• Requerimientos legales: Cuando la ley aplicable lo exija, o para proteger nuestros derechos, su seguridad o la de terceros, incluyendo la respuesta a órdenes judiciales o solicitudes de autoridades competentes.
• Con su consentimiento expreso: En cualquier otro caso no contemplado, siempre con su autorización previa e informada.

Sus datos de cliente (los que agendan con usted) solo se comparten con usted como profesional responsable, y con los proveedores técnicos necesarios para entregar el servicio (ej. enviar la notificación de la cita a su Telegram).

6. Transferencias Internacionales de Datos

Algunos de nuestros proveedores de servicios (como servidores en la nube, servicios de Google Calendar o pasarelas de pago internacionales) pueden procesar datos fuera de Venezuela. En estos casos, PaymaSoft:

• Se asegura de que el país destino cuente con un nivel adecuado de protección de datos, según estándares internacionales.
• Utiliza cláusulas contractuales estándar u otros mecanismos legales aprobados para garantizar la protección de sus datos.
• Aplica medidas técnicas adicionales como encriptación y seudonimización cuando sea necesario.

7. Plazo de Conservación de los Datos

PaymaSoft conserva sus datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recopilados:

• Datos de cuenta: Mientras su cuenta esté activa, y hasta 2 años después de su cancelación (para atender posibles reclamos o reactivaciones).
• Historial de citas: 1 año desde la fecha de la cita, salvo que la ley exija un período mayor.
• Datos de facturación y pagos: 5 años, conforme a las obligaciones fiscales y contables aplicables.
• Registros de acceso y logs de seguridad: 6 meses, con fines de auditoría y prevención de fraudes.
• Cookies: Según el tipo específico; consulte nuestra Política de Cookies para más detalles.

Una vez vencido el plazo de conservación, los datos se eliminan de forma segura o se anonimizan para fines estadísticos.

8. Sus Derechos (ARCO-POL)

Como titular de los datos personales, usted tiene derecho a ejercer las siguientes facultades:

• 🔍 Acceso: Conocer qué datos personales tenemos sobre usted.
• ✏️ Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• 🗑️ Cancelación (Supresión): Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recopilados (derecho al olvido).
• 🚫 Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos por motivos legítimos.
• 📦 Portabilidad: Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común, para transmitirlos a otro responsable si lo desea.
• ⚖️ Limitación del tratamiento: Solicitar que restrinjamos el tratamiento de sus datos en ciertos casos (ej. mientras se resuelve una reclamación sobre su exactitud).
• 🤖 Decisiones automatizadas: No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente.

Cómo ejercer sus derechos

Puede ejercer cualquiera de estos derechos mediante:

1. Las opciones disponibles directamente en su panel de control de CitaCloud (sección "Mi cuenta").
2. Enviando una solicitud formal al email: privacidad [arroba] paymasoft.com

PaymaSoft atenderá su solicitud en un plazo máximo de 30 días calendario, pudiendo extenderse por 30 días adicionales en casos complejos, notificándole oportunamente. No se cobrará ninguna tarifa por el ejercicio de estos derechos, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas.

9. Medidas de Seguridad

PaymaSoft implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación:

• ✅ Encriptación HTTPS (TLS) en todas las comunicaciones entre su navegador y nuestros servidores.
• ✅ Contraseñas almacenadas mediante algoritmos de hash robustos (bcrypt), nunca en texto plano.
• ✅ Tokens de sesión seguros con expiración automática y rotación periódica.
• ✅ Copias de seguridad (backups) diarias encriptadas y almacenadas en ubicaciones seguras.
• ✅ Control de acceso estricto al personal autorizado, con principio de mínimo privilegio.
• ✅ Auditorías de seguridad y revisiones periódicas de vulnerabilidades.
• ✅ Capacitación del equipo en buenas prácticas de seguridad y protección de datos.

A pesar de estas medidas, ningún sistema es 100% infalible. En caso de que ocurra una violación de seguridad que afecte sus datos personales, le notificaremos dentro de los plazos establecidos por la ley aplicable.

10. Uso de Cookies y Tecnologías Similares

CitaCloud utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar su experiencia de usuario. Para conocer en detalle qué cookies usamos, con qué finalidad y cómo gestionarlas, consulte nuestra Política de Cookies, que forma parte integral de esta Política de Privacidad.

11. Menores de Edad

El Servicio CitaCloud está dirigido exclusivamente a personas mayores de 18 años. PaymaSoft no recopila intencionalmente datos personales de menores de edad. Si detectamos que un menor ha creado una cuenta o nos ha proporcionado sus datos personales, procederemos a eliminar dicha cuenta y los datos asociados de inmediato.

Si usted es padre, madre o representante legal y cree que un menor ha proporcionado sus datos a través de nuestra plataforma, por favor contáctenos a privacidad [arroba] paymasoft.com para tomar las medidas necesarias.

12. Cambios en esta Política de Privacidad

PaymaSoft se reserva el derecho de actualizar o modificar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnologías, requisitos legales o de otra índole.

Cualquier modificación significativa será notificada con al menos 30 días de anticipación mediante:

• Un correo electrónico a la dirección registrada en su cuenta.
• Un aviso visible en su panel de control al iniciar sesión.
• Una actualización en esta misma página, indicando la fecha de la última revisión.

Le recomendamos revisar esta política periódicamente. El uso continuado del Servicio después de la entrada en vigor de los cambios constituye su aceptación de la política actualizada.

13. Autoridad de Control

Si considera que sus derechos no han sido atendidos adecuadamente, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente en su jurisdicción. En Venezuela, puede dirigirse a los órganos competentes en materia de protección de datos personales conforme a la legislación vigente.

14. Contacto

Si tiene preguntas, dudas o solicitudes relacionadas con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de los siguientes canales oficiales de PaymaSoft:

• Delegado de Protección de Datos (DPO): privacidad [arroba] paymasoft.com
• Soporte técnico: soporte [arroba] citacloud.click
• Sitio web corporativo: paymasoft.com

PaymaSoft se compromete a responder a sus consultas de manera clara, transparente y dentro de los plazos legalmente establecidos.